So geht’s: Alte Briefe richtig erhalten!

Wenn ihr das Glück habt, alte Familienbriefe zu besitzen, sitzt ihr auf einer Goldmine. Seit der Erfindung von Telefon, E-Mail, SMS, Twitter und Facebook – um nur einige Möglichkeiten der modernen Kommunikation zu nennen – ist das Schreiben von Briefen auf der Strecke geblieben. Diese alten Briefe in eurer Datensammlung sollten für zukünftige Generationen erhalten bleiben. Egal, ob ihr 100 oder nur einen Brief besitzt, sie sind wichtig für eure Familiengeschichte und tragen viel dazu bei.

Einige, die ihr möglicherweise in eurer Sammlung habt, könnten Briefe aus der Kriegszeit sein. Dies ist nicht nur für eure Familiengeschichte wichtig, sondern auch für die Weltgeschichte, insbesondere wenn euer Vorfahre in seinen Briefen über den Krieg geschrieben hat. Liebesbriefe sind eine großartige Quelle für genealogische Informationen. Auch erfahrt ihr somit wie sich eure Vorfahren kennen gelernt und verliebt haben. Einige meiner Lieblingsbriefe sind Migrationsbriefe, solche Briefe, die von Familienmitgliedern geschrieben wurden, die in verschiedene Teile der USA oder von einem Land in ein anderes gezogen sind. Die Erhaltung ihrer Erfahrungen ist wichtig.

Lasst‘ uns Ordnung schaffen!

Das Wichtigste zuerst: Ordnung schaffen! Viele Ahnenforscher besitzen Schuhkartons oder Stapel voller Briefe, die mit einem Band zusammengehalten werden. Wenn ihr diese organisiert, könnt ihr eure genealogischen Aufzeichnungen leichter verwalten. Während des Vorgangs werdet ihr wahrscheinlich Informationen finden, die ihr zuvor noch nicht kanntet.

– Organisiert eure Briefe in chronologischer Reihenfolge. Dies ist eine einfache Möglichkeit, eure Briefe zu organisieren. Verwendet das Datum auf dem Brief oder das Datum auf dem Briefumschlagstempel. Seid einfach konsequent, verwendet entweder die eine oder die andere Variante.

– Habt ihr Briefe von mehreren Familienmitgliedern? Ordnet sie zuerst nach dem Nachnamen und dann in chronologischer Reihenfolge. Dies ist eine gute Wahl, wenn ihr die Briefe einer bestimmten Person schnell und effizient finden möchtet.

– Wenn ihr im Leben eurer Vorfahren Briefgruppen für verschiedene Ereignisse habt, organisiert diese direkt nach Ereignissen. Fügt beispielsweise alle Briefe aus dem Zweiten Weltkrieg, alle Schul-Briefe usw. zusammen. Nachdem ihr sie gruppiert habt, ordnet sie dann nach Datum ein.

– Das Wichtigste beim Organisieren der Briefe ist es, ein System zu finden, das für euch funktioniert. Bleibt dann im gesamten Prozess konsistent mit euren Methoden.

Entfalten und offen legen

Wenn ihr euch für eine Organisationsmethode entschieden habt, ist es an der Zeit, einige Konservierungsarbeiten durchzuführen. Vielleicht habt ihr das Wort „Bewahrung“ schon mal gehört und wisst nicht wirklich, was es bedeutet. Es bedeutet „Maßnahmen ergreifen, um eine Verschlechterung oder einen Verlust zu verhindern“, gemäß dem Glossar der Society of American Archivist of Terms.

Als Archivarin ist die am häufigsten gestellte Frage, die ich von Ahnenforschern erhalte, wenn es um alte Familienbriefe geht: „Lasse ich den Brief im Umschlag oder nehme ich ihn heraus?“ Meine Antwort lautet immer: Briefe aus den Umschlägen nehmen!

Wenn ihr die gefalteten Briefe in ihren Umschlägen lasst, wird der Schaden mit der Zeit größer. Der Hauptgrund ist, dass wir sie häufig aus den Umschlägen raus nehmen, um sie immer wieder zu lesen, was dann zu Schäden führen kann. Die Falze in den Buchstaben wird mit der Zeit das Papier schwächen und/oder reißen. Ihr möchtet sicherlich nicht, dass dies geschieht. Hier sind einige Schritte, die ihr zu Hause tun könnt, um eure alten Familienbriefe zu erhalten.

Nehmt jeden Brief aus dem Umschlag und faltet ihn flach auf. ACHTUNG: Achtet darauf, dass ihr keine Briefe und Umschläge vertauscht. Bewahrt jeden Brief mit seinem Umschlag auf. Ich empfehle euch, beim Entfernen und Glätten jedes Briefes diesen mit einer Plastikklammer an den Umschlag zu befestigen. VERWENDET BITTE KEINE PAPIERKLEMMEN AUS METALL! Verwendet NIEMALS Metall auf euren Dokumenten. Büroklammern aus Metall beschädigen eure Dokumente durch das Rosten und Anhaften an den Dokumenten. Dies kann zu Rostflecken und möglicherweise zum Reißen führen, sobald ihr versucht, die Clips vom Papier zu lösen.
Wenn eure Briefe lange Zeit zusammengeklappt und in ihren Umschlägen waren, liegen sie nicht von selbst flach. In diesem Fall müsst ihr Maßnahmen ergreifen, um die Abflachung zu erleichtern. Legt den Brief auf eine saubere, trockene Oberfläche, die von Sonnenlicht ferngehalten wird, wo er einige Zeit unberührt liegen kann. Stellt sicher, dass ihr den Umschlag zum Brief legt.

Einkapseln

Nun, da ihr eure Briefe abgeflacht habt, könnt ihr sie einkapseln. Der Begriff „Einkapselung“ bedeutet „etwas einschließen oder vollständig bedecken“. Der Zweck des Einkapselns von Briefen und Umschlägen besteht darin, sie vollständig vor Beschädigung zu schützen. Idealerweise behandelt ihr eure Briefe nicht viel. Durch das Einkapseln werden sie auch vor Staub und Schmutz geschützt.

Ihr müsst archivierte Dokumentenhüllen erwerben, die säurefrei und ligninfrei sind und den P.A.T. Test (Fotografischer Aktivitätstest) durchgemacht haben. Das in diesen Hülsen verwendete Material kann Mylar, Polyester oder Polypropylen sein. Die Hüllen sind in allen Größen erhältlich, um verschiedene Briefe aufzunehmen. Stellt sicher, dass ihr die Größe besorgt, die euren Briefen richtig entspricht und rund einen Viertel Zoll Platz enthält. Ihr möchtet keine Briefe in Hüllen stecken oder zu viel Platz in den Hüllen haben, so dass sich die Briefe bewegen können. Spart nicht bei diesem Schritt. Ihr müsst richtige Hüllen verwenden.

• Stellt sicher, dass der Umschlag mit dem Brief in der Hülle liegt. Denkt daran, dass ihr sie nicht trennen solltet. Haltet Brief und Umschlag immer zusammen. Wenn die Umschlagklappe noch immer intakt ist, vergewissert euch, dass sie auf sich selbst gefaltet ist, so dass der Brief nicht berührt wird. Der Klebestreifen auf der Umschlagklappe enthält möglicherweise Chemikalien, die euren Brief beschädigen können, wenn er mit dem Brief in Kontakt kommt.
  Wenn ihr Brief und Umschlag zusammen in die Hülle gelegt habt, werdet ihr sehen, dass sich die Hülle sofort durch statische Elektrizität um das Dokument schließt. Dies hält die Hülle geschlossen, um eure Briefe zu schützen und sie nicht herausfallen zu lassen.

Wenn die Briefe eingekapselt sind, legt sie in Archivordner und dann in Aktenschränke ab, oder in Ordnern mit drei Ringen.

Familienbriefe sind einzigartige Datensätze. Die Informationen sind unbezahlbar und sollten erhalten bleiben.

Dies war ein Gastbeitrag der Archivarin und professionellen Genealogin Melissa Barker, der Besitzerin von Once Upon A Time Genealogy. Sie hat über 26 Jahre Erfahrung in der Ahnenforschung und sechs Jahre Erfahrung im Bereich Archiv- und Archivverwaltung.