Familientag, Familientreffen, Familienevent

Herr Knust  aus Hannover, vom Verein Pommerscher Greif , hat auf dem Genealogentag in Stralsund einen sehr informativen und unterhaltsamen Vortrag über die Vorbereitung und Durchführung von Familienfesten gehalten. Herr Knust ist Familienforscher und veranstaltet alle 5 Jahre ein Familientreffen mit ca. 80 Personen.

Es gibt verschiedene Arten von Familientreffen: Geschwistertreffen, Treffen anlässlich von Geburtstagen, Hochzeiten und leider auch Todesfällen. Schon bei alten Familienfotos tauchen sogenannte „Massenfotos“ auf, die von früheren Familientreffen künden. Leider sind diese Fotos oft nicht beschriftet, so dass der Familienforscher oft vor einem Rätsel steht.

Warum sollte man ein Familientreffen veranstalten?
Auf einem solchen Treffen können sich Verwandte kennenlernen, Verwandtschaftsbande stärken, Erinnerungen pflegen, Familienforschung vervollständigen und mit Gleichgesinnten zusammentreffen.

Wer wird eingeladen?
Man kann für ein erstes Familientreffen zunächst die engere Familie einladen und dann mit den Jahren den Kreis erweitern auf entfernte Verwandte, Freunde, Paten und Familienforscher. Bei einem größeren Ereignis sollte die Presse informiert sein.

Wann soll das Ereignis stattfinden?
Die Wahl der Jahreszeit ist für den Erfolg eines Familientreffens sehr wichtig. Ein guter Zeitpunkt sind die Monate Juni und September, weil zu diesen Zeitpunkten keine Ferien sind und das Wetter einigermaßen beständig ist. Man sollte ein Wochenende wählen und darauf achten, dass keine Parallelveranstaltungen, wie die Fußball-WM, stattfinden, sonst hat man einen gewissen Schwund…

Wo sollte die Veranstaltung stattfinden?
Also Makrostandort sollte man auf den familienhistorischen Hintergrund, eine zentrale Lage, gute Erreichbarkeit und nicht zu viele Ablenkungen denken. Der Mikrostandort sollte ein Hotel beinhalten, wo alle auf gleichem Niveau untergebracht werden sollten, damit kein Neid entsteht. Gleichbehandlung ist wichtig für eine Grundzufriedenheit. Die Örtlichkeit sollte behinderten- und kindgerecht sein und wetterfest. Es sollten in der Umgebung für alle Altersstufen Aktivitäten möglich sein (Ausflüge, Besichtigungen, Spiele).

Anlegen einer Adressenliste
Man sollte gleich zu Beginn der Planung eine Adressenliste erstellen, mit den Rubriken Familien- und Vor bzw. Rufnamen und gegebenenfalls dazugehörigen Partner, Telefon und E-Mail, Anschrift und Herkunft bzw. Abstammung.

Aus dieser Liste heraus kann man auch ein Namensschild erstellen, damit sich die Familienmitglieder untereinander zuordnen können.

Es sollten drei verschiedene Adressenlisten erstellt werden: eine Liste der Verwandten, eine der Familienfreunde und Paten und eine der Ansprechpartner der Organisationen (Hotel, Ausflugsziel usw.)

Einladung der Familienmitglieder
Die Einladung sollte einige Monate vor dem Familientreffen erfolgen, damit alle Zeit genug haben, sich den Termin einzurichten oder die Ferien entsprechend zu planen. Die Einladung sollte folgende Punkte beinhalten: Wer wird eingeladen, wann findet die Feier statt, wo findet die Feier statt, welche Programmpunkte werden angeboten, Anmeldung (Kosten) und die Möglichkeit für Rückfragen.

Tagungsunterlagen
Zu dem Familientreffen werden Tagungsunterlagen zusammengestellt, die die Teilnehmenden zusammen mit ihrem Namensschild erhalten.

Diese Unterlagen machen die Veranstaltung wertvoller, erleichtern den Einstieg, zeigen die Schwerpunkte, den Programmverlauf, die Teilnehmerliste, bieten Kommunikationsmöglichkeiten, Unterlagen zu der Region und der Unterkunft und den Kostenbeitrag und die Abrechnungsart.

Die Programmstruktur des Familienwochenendes
Am Freitag abend trifft man sich zum zwanglosen „Klönen“. Samstagvormittag findet etwas für die Kulturinteressierten statt. Nachmittags kann eine gemeinsame Bootsfahrt oder eine Stadtralley dazu genutzt werden, dass sich die Verwandten näher kennenlernen. Abends gibt es ein gemütliches Zusammensein, bei einem gemeinsamen Essen mit Abendprogramm, z. B. kann man gemeinsam musizieren, Fotos machen, ein Geschichtsquiz über die Ahnen, für die Jugendlichen sollte auch etwas eingeplant werden z. B. das Bewegungsspiel Wii. Während des Abendprogramms kann man den Stammbaum auslegen, so dass die Familienmitglieder sich selbst einordnen können und Änderungen bekannt geben können. Sonntag morgen trifft man sich entweder zu einem Gottesdienst oder einem gemeinsamen Ausflug.

Man kann an einem Tag die Presse einladen, wenn das Treffen in einer kleineren Ortschaft stattfindet, wo das Interesse vielleicht größer ist, als in der Großstadt, wo die Presse an solchen Familienfesten kein Interesse hat.

Zum Abschluss kann man von der erfolgreichen Veranstaltung ein Fotobuch erstellen lassen, als Erinnerung für die Teilnehmer und als Ansporn für das nächste Treffen.

Und wenn nicht viele Familienmitglieder Ihrer Einladung gefolgt sind, denken Sie daran, Qualität spricht sich herum. Beim nächsten Mal kommen dann die, welche von den anderen neugierig gemacht wurden.

Viel Glück für die nächste Familienfeier!!!

Foto: Flickr